กล่องเมลอีเมลในแอพ macOS Mail อาจรกและไม่เป็นระเบียบได้อย่างรวดเร็ว นั่นคือเหตุผลที่ Apple เพิ่มเครื่องมือเก็บถาวรที่สามารถช่วยให้ข้อความของคุณเป็นระเบียบเรียบร้อย
เครื่องมือเก็บถาวรยังเป็นวิธีที่สะดวกในการจัดเก็บสำเนาข้อความของคุณที่ทนทานซึ่งไม่สามารถป้องกันการกระทำใด ๆ ของเซิร์ฟเวอร์ (เช่นเซิร์ฟเวอร์ล่มหรือการลบโดยไม่ได้ตั้งใจ) ต่อไปนี้เป็นวิธีใช้ที่เก็บถาวรและจะค้นหาอีเมลของคุณได้ที่ไหน
ที่เกี่ยวข้อง:
- 21 เคล็ดลับและเทคนิค Apple Mail ที่คุณอาจไม่เคยรู้จักสำหรับ iOS และ macOS
- ใหม่ทุกอย่างในแอพเมลสำหรับ macOS Catalina
- วิธีแก้ไขปัญหาเมล macOS หลังจากอัปเกรดเป็นการรับรองความถูกต้องด้วยสองปัจจัย
- เมลไม่ทำงานใน macOS Catalina วิธีแก้ไข
วิธีเก็บข้อความ
คุณสามารถเก็บข้อความโดยใช้ปุ่มเก็บถาวรซึ่งอยู่ในแถบเครื่องมือ ข้อความจะถูกวางไว้ในที่เก็บถาวรที่เชื่อมโยงกับกล่องจดหมาย
การเก็บข้อความอีเมลใน macOS นั้นค่อนข้างง่าย ในความเป็นจริงมันเป็นเพียงกระบวนการสองขั้นตอน
- เปิดข้อความในเมล
- คลิกที่ไอคอนเก็บถาวรในแถบเมนูด้านบน ดูเหมือนกล่องกระดาษแข็งที่มีเส้นตรงพาดผ่าน
ณ จุดนี้ Mail จะสร้าง Mailbox ใหม่ที่เรียกว่า Archive โดยอัตโนมัติ ข้อความที่คุณเก็บถาวรจะถูกวางไว้ในกล่องเมลนี้ (แต่ข้อความเหล่านี้จะถูกดึงออกจากเซิร์ฟเวอร์ของผู้ให้บริการอีเมลของคุณด้วย)
หากคุณใช้บริการอีเมลของบุคคลที่สามกับแอป Mail อาจทำให้เกิดความสับสน นั่นเป็นเพราะกล่องจดหมายทั้งหมดของคุณจะถูกเก็บไว้ในโฟลเดอร์เก็บถาวรสำหรับบัญชีนั้น ๆ
โปรดทราบว่าสิ่งเหล่านี้เป็นสำเนาในเครื่อง หากคุณเก็บข้อความไว้ใน Mailbox ของบุคคลที่สามข้อความนั้นจะถูกดึงออกจากเซิร์ฟเวอร์ของผู้ให้บริการอีเมล
คุณยังสามารถแก้ไขตำแหน่งที่เก็บอีเมลที่เก็บไว้ได้โดยไปที่ Mail -> Preferences -> Accounts และเลือกแท็บ Mailbox Behaviors
จากที่นี่คุณสามารถตั้งค่าที่เก็บถาวรเป็นกล่องจดหมายใหม่ซึ่งคุณสามารถเลือกที่จะจัดเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ของคุณได้
ข้อความที่เก็บถาวรถูกเก็บไว้ที่ไหน?
นี่คือตัวอย่างของกล่องเมลที่เก็บไว้ในเครื่องที่เชื่อมโยงกับบัญชีใดบัญชีหนึ่งในเมล - รวมถึงที่เก็บถาวร
ดังที่เราได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้สำเนาของข้อความอีเมลของคุณจะถูกจัดเก็บไว้ในเครื่อง Mac ของคุณเมื่อคุณใช้คุณสมบัติเก็บถาวร
น่าเสียดายที่พวกเขาไม่ใช่เรื่องง่ายที่จะไปถึง ไฟล์เหล่านี้ถูกฝังไว้ในโฟลเดอร์ในไลบรารี macOS และไฟล์เก็บถาวรนั้นใช้นามสกุลไฟล์. mbox
คุณสามารถเข้าถึงได้ด้วยขั้นตอนต่อไปนี้
- เปิดหน้าต่าง Finder
- กด Option ค้างไว้แล้วคลิก Go ในแถบเมนูด้านบน
- เลือกไลบรารีจากเมนูแบบเลื่อนลง
- มองหาโฟลเดอร์ชื่อ Mail
- จากที่นี่คุณจะเห็นโฟลเดอร์อีกสองโฟลเดอร์ที่ดูเหมือนจะสุ่มชื่อ (V6 และสตริงอักขระ)
- คลิกผ่านโฟลเดอร์เหล่านี้จนพบ. mbox หลายอัน คลิกที่เก็บถาวร
- จากที่นี่คุณสามารถดำน้ำลึกลงไปในโครงสร้างโฟลเดอร์จนกว่าคุณจะเห็นโฟลเดอร์ชื่อข้อความ นี่คือที่ที่ macOS จัดเก็บ. emix คัดลอกอีเมลของคุณในที่เก็บถาวร
อาจมีปัญหาด้านการจัดรูปแบบหรือรูปภาพโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากเนื้อหาเป็นแบบเว็บ แต่สำเนาเหล่านี้จะถูกเก็บไว้ในอีเมลของคุณ นั่นหมายความว่าพวกเขาไม่ได้รับผลกระทบจากกิจกรรมบนเซิร์ฟเวอร์ใด ๆ
บางสิ่งที่ควรทราบ
แม้ว่าจะครอบคลุมเนื้อหาสำคัญของการใช้การเก็บถาวรและการค้นหาข้อความที่เก็บถาวรของคุณ แต่คำแนะนำอีกสองสามข้อเพื่อให้แน่ใจว่าอีเมลของคุณยังคงเป็นระเบียบและปลอดภัย
สร้างกล่องจดหมายที่เก็บถาวรเพิ่มเติม
การสร้างกล่องจดหมายใหม่น่าจะเป็นวิธีที่ดีกว่าในการจัดระเบียบข้อความที่เก็บถาวรของคุณ
เนื่องจากวิธีการที่ macOS Mail ใช้กับกล่องเมลของบุคคลที่สามอาจทำให้เกิดความสับสนในการใช้เครื่องมือเก็บถาวรในตัว
หากอีเมลทั้งหมดของคุณถูกเก็บไว้ในที่เก็บถาวรจากการเริ่มต้นและที่เก็บถาวรจะดึงข้อมูลเหล่านี้จากเซิร์ฟเวอร์เท่านั้นอาจทำให้เกิดปัญหาในองค์กรได้
ด้วยเหตุนี้เราจึงขอแนะนำให้สร้างกล่องจดหมายภายในเครื่องใหม่ในระบบของคุณ เพียงคลิกที่ Mailbox ในแถบเมนูด้านบนและเลือก New Mailbox
เลือกบน Mac ของฉันเป็นตำแหน่งและตั้งชื่อกล่องจดหมายที่มีความหมายเช่น“ ข้อความ Gmail ที่สำคัญ” หรือ“ อีเมลที่เก็บถาวรสิงหาคม 2019”
ตอนนี้คุณจะต้องกลับไปที่ Mail -> Preferences -> Accounts -> Mailbox Behaviors ตั้งค่ากล่องจดหมายเก็บถาวรไปยังโฟลเดอร์ที่คุณสร้างขึ้นใหม่
ส่งออกกล่องจดหมาย
คุณยังสามารถส่งออกกล่องจดหมายโดยใช้เครื่องมือนี้ ซึ่งทำให้ง่ายต่อการสำรองข้อมูลบนสื่อภายนอกและที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์
หากคุณต้องการสำเนาอีเมลที่มีค่าของคุณเพื่อการจัดเก็บที่คงทนมากขึ้นเราขอแนะนำให้ใช้กล่องจดหมายส่งออก นอกจากนี้ยังช่วยให้ข้อความที่เก็บถาวรของคุณอยู่ในตำแหน่งที่เข้าถึงได้ง่ายขึ้นในฮาร์ดไดรฟ์ของคุณ
ด้วยวิธีนี้คุณสามารถป๊อปข้อความอีเมลไปยังอุปกรณ์สื่อภายนอกหรือแฟลชไดรฟ์ USB สำหรับการจัดเก็บถาวร
นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งเนื่องจากอีเมลที่จัดเก็บไว้ในเครื่องมีแนวโน้มที่ข้อมูลจะสูญหาย หากมีบางอย่างเกิดขึ้นกับ Mac ที่คุณใช้อาจไม่มีวิธีง่ายๆในการกู้คืนอีเมลเหล่านั้น
- เลือกกล่องเมลที่คุณต้องการส่งออก
- คลิกขวาที่กล่องจดหมาย
- คลิกที่ส่งออกกล่องจดหมาย ... จากเมนูแบบเลื่อนลง
- เลือกโฟลเดอร์ปลายทางและเลือกเลือก
ตอนนี้คุณสามารถบันทึกกล่องเมลนั้นพร้อมสำเนาข้อความทั้งหมดของคุณไปยังตำแหน่งที่ปลอดภัยและเข้าถึงได้ง่าย
เราหวังว่าบทความนี้จะเป็นประโยชน์กับคุณ การจัดการกับที่เก็บถาวรของคุณเป็นสิ่งที่ดีเสมอและจะช่วยให้คุณไม่ต้องปวดใจในช่วงวิกฤต
